Constitution et règlements

Article I - Nom

Le nom de cette Société est La Société bibliographique du Canada, ou en anglais, The Bibliographical Society of Canada

Article II - Objectifs

La Société bibliographique du Canada / The Bibliographical Society of Canada est une organisation bilingue (anglais-français) qui a comme but l’étude érudite de l’histoire, la description et la diffision de textes, quel que soit leur support et leur format, portant d’abord et avant tout sur le Canada, et la réalisation de ce but au moyen des objectifs suivants:

  1. Promouvoir l’étude et la pratique de la bibliographie: énumérative, historique, descriptive, analytique et textuelle.
  2. Faire avancer l’étude, la recherche et l’édition en ce qui a trait à l’histoire du livre et la culture de l’imprimé.
  3. Publier des bibliographies et des études sur l’histoire du livre et la culture de l’imprimé.
  4. Encourager la publication de bibliographies, d’éditions critiques et d’études sur l’histoire du livre et la culture de l’imprimé.
  5. Promouvoir la conservation et la préservation de façon appropriée de documents manuscrits, de documents d’archives ou de documents publiés en divers formats.
  6. Encourager l’utilisation et l’analyse de ressources manuscrites et archivistiques pertinentes en tant que fondements de l’érudtion bibliographique et de l’hsitoire du livre.
  7. Promouvoir la nature interdisciplinaire de la bibliographie et encourager les rapports avec d’autres organisations pertinentes tant au plan national qu'au plan international.
  8. Diriger la Société sans vouloir réaliser des profits financiers pour ses members et s'assurer que tout bénéfice ou autre gain au profit de la Société sera utilisé pour promouvoir ses but et objectifs.

Article III - Membres

1. Toute personne ou tout organisme intéressé aux buts de la Société et dont la candidature est approuvée par le Conseil, peut en devenir membre. La Société comprend quatre catégories de membres:

a. Membres à titre personnel, qui doivent faire une demande d’admission par écrit;
b. Membres honoraires à vie, dont la candidature aura été proposée par écrit par deux membres de la Société et approuvée par le Conseil. Le Conseil jugera dignes de cette distinction les personnes ayant rendu de grands services à la bibliographie canadienne ou ayant fait preuve de qualités personnelles insignes. Le nombre des membres honoraires ne devra pas dépasser SEPT, ou deux pour cent de l’effectif total des membres, selon le chiffre le plus élevé des deux;
c. Organismes ayant fait leur demande d’admission aux mêmes termes que les membres à titre personnel;
d. Membres à vie, moyennant paiement de la cotisation prescrite;.
e. Membres donateurs, moyennant paiement de la cotisation prescrite;
f. Membres étudiants et membres qui, ayant atteint l’âge de la retraite, sont effectivement à la retraite, lesquels payeront une cotisation annuelle équivalente à la moitié de la cotisation versée par les membres à titre personnel.

2. Le montant de la cotisation pour chacune des catégories sera déterminé par les membres lors de l’assemblée générale annuelle.

3. Est membre en règle toute personne qui a payé sa cotisation annuelle.

4. Tout membre peut démissionner de la Société à n'importe quel moment, en faisant parvenir un avis écrit au secrétaire, mais il devra payer au préalable l’arriéré de sa cotisation.

5. La qualité de membre se perd automatiquement par défaut de paiement de la cotisation annuelle dans un délai de six mois après réception de la facture. Pourtant cette sanction ne sera pas imposée si le membre peut prouver l’existence de circonstances exceptionnelles.

6. Un membre peut être rayé pour des raisons valables par le Conseil réuni en assemblée régulière ou extraordinaire sur un vote des trois quarts des membres du Conseil, à condition qu'un avis à cet effet ait été donné préalablement aux membres du Conseil et au membre en cause, et que ce dernier ait eu la possibilité d’y répondre. Lorsque un membre cesse d’appartenir à la société, elle ou il n'a pas droit au remboursement de la cotisation versée.

Article IV - Assemblées

1. L'assemblée générale annuelle des membres a lieu en mai ou en juin ou à une autre date convenable, la date et l’endroit étant choisis par le Conseil. À cette assemblée sont reçus les rapports des officiers; on y élit les membres du Bureau et les autres membres du Conseil et l’on traite des affaires de la Société. Les membres y sont convoqués par écrit, au moins un mois à l’avance, par le secrétaire ou par son délégué.

2. L'ordre du jour de l’assemblé générale annuelle est distribué à tous les membres avant la tenue de cette dernière; les membres doivent être tenus au courant des propositions d’amendement à la Constitution, de l’augmentation des cotisations et des propositions portant sur de nouveaux projets importants.

3. Le vote à la majorité absolue des membres de plein droit qui sont présents à l’Assemblée décide des questions soumises à cette dernière.

4. Le président, ou en son absence le vice-président, présidera les assemblées de la Société en accord avec les procédures parlementaires en usage.

5. Le président peut convoquer des assemblées extraordinaires pourvu qu'un avis écrit stipulant l’objet de l’assemblée ait été envoyé aux membres au moins dix jours à l’avance. Le président et les membres du Conseil peuvent demander que de telles assemblées aient lieu; les membres de la Société ont le même droit, à condition de présenter une demande écrite signée par quinze (15) membres en règle.

6. Vingt membres constituent un quorum pour toute assemblée générale ou extraordinaire.

7. À l’exception de l’ajournement de cette assemblée, aucun autre acte ne peut être accompli lorsqu'il n'y a pas quorum.

8. Tout membre peut proposer d’amender une proposition du Conseil lors de l’assemblée générale annuelle. Si l’amendement est rejeté par la majorité des membres, la proposition du Conseil sera décidée par l’assemblée. Mais si l’amendement réunit les suffrages d’au moins les deux tiers de l’assemblée, la proposition du Conseil sera retirée, et celle-ci, accompagnée de l’amendement, sera envoyée par la poste à tous les membres qui pourront voter par retour du courrier. Le résultat sera annoncé aux membres par la même voie. Si la proposition principale du Conseil est rejetée par le vote postal et par le vote des membres réunis en assemblée générale, tout membre peut avancer une nouvelle proposition, laquelle, à condition d’être approuvée par les deux tiers des membres présents, sera envoyée par la poste aux autres membres pour leur décision. Le résultat du vote postal sera annoncé aux membres par la poste ou autrement, par exemple, dans le Bulletin.

Article V - Conseil d’administration et Bureau

1. Le Conseil se compose du président, du président sortant, du premier vice-président, du second vice-président, d’un trésorier, d’un secrétaire, d’un secrétaire adjoint (l’un des deux secrétaires devant être d’expression anglaise et l’autre d’expression française), du président du Comité des publications, du directeur des Cahiers / Papers de la Société, du ou des responsable(s) des comptes rendus en anglais et en français publiés dans les Cahiers / Papers, du rédacteur du Bulletin, du responsable web de la Société, et d’autres membres d’office (aucun membre n'ayant le droit de cumuler plus de deux fonctions) et de neuf conseillers. Tout membre du Conseil doit être membre en règle de la Société lors de l’assemblée générale annuelle.

2. Le président est élu pour une année, avec la possibilité d’être réélu pour une seconde année, de même pour les vice-présidents, leur mandat étant en fonction de celui du président. Normalement, à la fin de son mandat, le deuxième vice-président deviendra automatiquement le premier vice-président. Normalement, à la fin de son mandat, le premier vice-président deviendra automatiquement le président. Normalement, à la fin de son mandat, le président deviendra automatiquement le président-sortant. Le mandat de tous les autres officiers peut être de cinq ans, renouvelable au moins une fois. Des neuf conseillers, trois sont élus chaque année pour une période de trois ans. Le mandat des conseillers peut être renouvelé une fois. Aucun conseiller ne peut être réélu qu'après un intervalle de deux ans. Les noms des membres du Bureau et des conseillers sont proposés chaque année par le Comité de mise en candidature, dont le rapport est approuvé, rejeté ou modifié par l’assemblée générale annuelle, bien que les règlements concernant les amendements (voir l’article IV.8) s'appliquent ici aussi.

3. Le Conseil se réunit normalement deux fois par an (au printemps et en automne). Il est convoqué par le président, au moyen d’un avis écrit envoyé sept jours à l’avance, dans lequel on indique le but de la réunion. Au cas où le président refuserait ou négligerait de convoquer le Conseil, une majorité des membres du Conseil peuvent agir à sa place.

4. Huit membres constituent le quorum pour toute réunion du Conseil.

5. Toute décision est prise à la majorité des voix. En cas d’égalité, le président dispose du vote décisif.

6. Selon la décision du président, toute affaire urgente qui relève des attributions du Conseil peut être traitée par communication électronique. Toutefois, dans ce cas, il faut que le Conseil se prononce à la majorité absolue sur les sujets traités.

7. S'il le juge opportun, le Conseil peut créer d’autres comités et sous-comités, mais le Comité de mise en candidature doit proposer chaque année les noms des membres des comités et sous-comités, lesquels, avec les noms des membres du Bureau et du Conseil, doivent être approuvés lors de l’assemblée générale annuelle.

VI - Votes

1. Dans toutes les assemblées, chaque membre à titre personnel a droit à un vote. Tout membre individuel peut également voter comme délégué officiel d’un collectivité, mais il ne peut pas représenter plus d’un organisme au cours d’une même assemblée.

2. Chaque collectivité a droit à un vote exprimé par son délégué aux assemblées. Il n'est pas nécessaire que le délégué soit membre de l’organisme en question, mais au cas où il ou elle ne le serait pas, il ou elle doit remettre au secrétaire de l’assemblée l’autorisation écrite de voter en tant que délégué de cet organisme. Au cas où le délégué ne détiendrait pas de droit de vote en tant que membre à titre personnel, il peut également représenter un second organisme, mais pas plus, et voter au nom de celui-ci, en respectant les conditions mentionnées ci-dessus au sujet du premier organisme.

3. Un vote par correspondance peut décider une question qui touche les intérêts des membres de la Société. Les bulletins de vote seront distribués aux membres suffisamment à l’avance pour leur permettre de les retourner au secrétaire avant la date de l’assemblée générale annuelle. Le bulletin doit être accompagné des renseignements nécessaires à la compréhension de la proposition. Le secrétaire apportera les bulletins reçus à l’assemblée générale annuelle, où les votes seront comptés. Elle ou il pourra se faire aider par d’autres compteurs au besoin, et des scrutateurs seront autorisés à assister au dépouillement des votes.

4. Si des questions urgentes se posent quelque temps avant ou après l’assemblée générale annuelle, elles peuvent être décidées par correspondance. Dans ce cas le résultat du vote est annoncé par la poste ou autrement (par exemple, dans le Bulletin) et un rapport est présenté à la prochaine assemblée générale annuelle.

Article VII - Amendements

1. La Constitution ne peut être modifiée que lors d’une assemblée générale annuelle, ou d’une assemblée extraordinaire des membres, par un vote d’au moins les deux tiers des membres présents ou représentés en faveur des amendements. Un avis écrit indiquant la teneur des amendements proposés doit être envoyé à tous les membres au moins un mois avant la date de l’assemblée.  Des amendements peuvent être proposés par le Conseil ou par des membres de la Société: dans ce dernier cas ils doivent porter la signature de quinze (15) membres en règle et être envoyés d’abord au secrétaire; celle-ci ou celui-ci doit les envoyer aux membres au moins un mois avant la réunion où ils seront pris en considération.

Règlements

A. Fonctions des membres du Bureau de la Société

1. Les fonctions des membres du Bureau de la Société sont celles attribuées à chaque poste selon la procédure ordinairement suivie dans les assemblées délibérantes.

2. Sans limiter ce qui précède, le président, ou en son absence le premier vice-président, devra faire un rapport à chaque assemblée générale concernant l’état général de la Société et présidera ses assemblées et celles du Conseil.

3. Le secrétaire servira aussi de secrétaire de séance lors de toutes les assemblées de la Société et du Conseil dans le but de conserver des procès-verbaux.

4. Le trésorier est seul responsable de tous les comptes et de toutes les affaires financières de la Société, incluant la garde des fonds et des argents, l’investissement de ces fonds et argents, le prélèvement des comptes à recevoir, le règlement de ses dettes justifiées et la tenue des documents financiers et des livres de compte, tout en étant soumis à un examen général et à la direction que le Conseil jugera opportun d’imposer. De plus, le trésorier devra présenter à l’assemblée annuelle de la Société une procédure de révision des engagements de l’actif et du passif de la Société et des revenus et déboursés par intérim ainsi que ses états financiers.

5. Seul un membre du Bureau de la Société, ou toute autre personne ou personnes autorisées à le faire par écrit par le Conseil, sera responsable de tous lest contrats, ententes ou autres instruments agissant comme actes légaux de la Société.

B. Élections et nominations

1. Seuls les membres de la Société peuvent occuper un poste dans la Société et voter aux élections.

2. Le président, les vice-présidents, le trésorier, le secrétaire, et le secrétaire adjoint, et les autres membres du Conseil sont élus chaque année par les membres de la Société, lesquels peuvent aussi élire des officiers honoraires.

3. Trois conseillers sont élus chaque année pour une période de trois ans.

4. Le Conseil peut suppléer à toute vacance dans ses rangs, et la nomination sera valide jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle, où elle sera confirmée ou rejetée par vote des membres.

5. Un Comité de mise en candidature, composé du président-sortant comme président et de deux membres en règle de la Société nommés par le président-sortant, est nommé par le Conseil douze mois au maximum avant l’assemblée générale annuelle. Le Comité sollicitera des candidatures auprès des membres de la Société pour combler les postes des membres du Bureau et du Conseil. Le Comité présentera aux membres la liste des candidats proposés au moins un mois avant que l’assemblée générale annuelle n'ait lieu et soumettra ces candidatures au vote des membres présents à l’assemblée. Les membres de la Société ont le droit de proposer au secrétaire à n'importe quel moment des noms que le Comité de mise en candidature nommé ultérieurement devra prendre en considération. Le Conseil peut également, à n'importe quel moment, créer d’autres comités qu'il jugera nécessaires à la bonne conduite des affaires de la Société.

6. Le trésorier soumet à l’approbation des membres du Conseil, lors de la réunion du Conseil qui précède l’assemblée générale annuelle, le rapport financier de l’année précédente. Celui-ci sera présenté par la suite aux membres de la Société lors de l’assemblée générale, après vérification préalable des comptes et des pièces justificatives par un expert-comptable, qui n'est pas membre du Conseil mais qui aura été nommé par celui-ci.

C. Cotisations

1. La cotisation est payable annuellement au trésorier, sur réception d’une facture envoyée à chaque membre par la Société. Le montant de la cotisation est fixé de temps à autre par le Conseil, toute modification étant soumise à l’approbation de l’assemblée annuelle.

2. Le secrétaire répondra aux demandes de renseignements sur les cotisations en vigueur. La cotisation, ainsi que le prix des publications, sont payables en dollars canadiens.

3. La cotisation comporte cinq catégories:

D. Publications

1. Selon ce qu'en aura décidé le Conseil, la Société fera paraître tous les ans, comme publications régulières, ses Cahiers / Papers et (ou) Transactions, et son Bulletin, dont chaque membre en règle recevra gratuitement un exemplaire. De temps à autre, la Société pourra également offrir d’autres publications ou monographies dont le prix sera fixé par le Conseil. Selon les disponibilités, tout membre en règle aura droit à un exemplaire de chaque publication moyennant paiement du prix fixé par le Conseil. Selon les disponibilités également, les publications anciennes, sauf les Cahiers / Papers et le Bulletin, peuvent être vendues aux particuliers qui ne sont pas membres de la Société à des prix déterminés par le Conseil. La liste des publications disponibles avec les prix courants sera fournie sur demande par le secrétaire.

E. Amendements

Les présents règlements ne peuvent être modifiés, abrogés, ou remplacés que selon les prévisions spécifiées dans la Constitution.